PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES MERCANTILES
El proceso para registrar correctamente una operación mercantil es el siguiente:
1. Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción. Para ello se plantean dos interrogantes:
Al comprar: ¿qué se compra?, ¿cómo se compra?
Al vender: ¿qué se vende?, ¿cómo se cobra su valor?
2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita. Para ello, primero se debe identificar el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones, luego se procede a debitar o acreditar cada una.
EJEMPLOS
Los siguientes ejercicios de la empresa KIKA Ltda., correspondiente al MES DE MARZO DE 20XX.
Ejemplo 1: Venta al contado de un terreno por $2'500.000, dinero que se recibe en efectivo.
Explicación del ejemplo: al vender al contado se recibe dinero, significa que CAJA (1105), cuenta de Activo, aumenta; por ello, se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta TERRENOS (1504), que también es de Activo, disminuye; por lo tanto, se acredita.
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1105 CAJA 2.500.000
1504 TERRENO 2.500.000
Ejemplo 2: Compra de mercancías a crédito por $2'100.000.
Explicación del ejemplo: la cuenta MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA (1435), aumenta, debitándose. Al recibir la mercancía se debe pagar ese valor pero la mercancía es comprada a crédito y las deudas aumentan, luego PROVEEDORES NACIONALES (2205) se acredita.
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1435 MCIAS NO FAB POR EMP 2.100.000
2205 PROVEEDORES 2.100.000
Lo anterior ayuda a deducir el principio universal de la partida doble, base del sistema de la contabilidad moderna (introducido por Fray Lucas Paccioli), según el cual si se debita una cuenta por un valor se debe acreditar otra u otras por igual valor. Lo que significa que en cualquier asiento contable, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.
Ejemplo 3: se compra al contado mediante cheque, un computador para uso de la empresa por $2'800.000.
Explicación del ejemplo: las cuentas efectuadas son dos EQUIPOS DE COMPUTACION Y COMUNICACIÓN (1528), cuenta de Activo que por aumentar, se debita; y BANCOS (1110), cuenta de Activo que por disminuir, se acredita.
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1528 EQUIPO COMP Y COMUN 2.800.000
1110 BANCOS 2.800.000
EJEMPLO 4: Se consigna en el Banco “Bancomercio $500.000, dinero que tenía en caja.
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1110 BANCOS 500.000
1105 CAJA 500.000
Consignación o depósito en entidades financieras: de acuerdo con los principios de auditoría, todo el dinero que recibe la empresa debe consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de ahorros. Al efectuar pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco valor que se cancelan por caja menor.
EJEMPLO 5: Compra de mercancías al contado por $2'300.000, valor cancelado con cheque del Bancomercio.
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1435 MCIA NO FAB POR EMPRESA 2.300.000
1110 BANCOS 2.300.000
EJEMPLO 6: Vende mercancías al contado por $820,000. Con un costo de ventas del 80%
VENTA:
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1105 CAJA 820.000
4135 COM POR MAYOR Y MENOR 820.000
COSTO:
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
6135 COM POR MAYOR Y MENOR 656.000
1435 MCIAS NO FAB POR EMPRESA 656.000
EJEMPLO 7: Vende mercancías a crédito por $1.100,000. Con un costo de ventas del 80%
VENTA:
Código Cuentas Debe Haber
1305 DEUDORES CLIENTES 1.100.000
4135 COM POR MAYOR Y MENOR 1.100.000
COSTO:
Código Cuentas Debe Haber
6135 COM POR MAYOR Y MENOR 880.000
1435 MCIAS NO FAB POR EMPRESA 880.000
EJEMPLO 8: Compra a crédito muebles para la oficina por $2'800,000
Código Cuentas Debe Haber
1524 EQUIPOS DE OFICI 2.800.000
2380 ACREEDORES VARIOS 2.800.000
EJEMPLO 9: La empresa obtiene un préstamo de Bancolombia por $10’000.000 que consigna en cuenta corriente.
Código Cuentas Debe Haber
1110 BANCOS 10.000.000
2105 OBLIG BANCOS NALES 10.000.000
EJEMPLO 10: La empresa gira un cheque de $1'000,000 a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancías.
Código Cuentas Debe Haber
2205 PROVEEDORES 1.000.000
1110 BANCOS 1.000.000
EJEMPLO 11: La empresa gira un cheque al banco como por abono a su deuda por $280.000, de los cuales 120.000 corresponde a intereses
Código Cuentas Debe Haber
2105 OBLIG BANCOS NALES 160.000
5305 INTERESES FROS 120.000
1110 BANCOS 280.000
EJEMPLO 12: Para iniciar una empresa, un socio aporta $12’000,000 con cheque, otro socio aporta un terreno por $5’500,000.
Código Cuentas Debe Haber
1105 CAJA 12.000.000
1504 TERRENO 5.500.000
3115 APORTES SOCIALES 17.500.000
EJEMPLO 13: La empresa gira un cheque por $220,000 por concepto de arrendamiento de oficinas por un mes.
Código Cuentas Debe Haber
5120 GASTO ARRENDAMIENTO 220.000
1110 BANCOS 220.000
NOTA: REALIZA LAS CUENTAS “T” Y EL BALANCE DE PRUEBA O DE COMPROBACIÓN
COMPROBACIÓN DE SALDOS
Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicación de la partida doble; para ello se resume el desarrollo del ejercicio en una sola cuenta “T". Al final se suman los débitos y los créditos, valores que deben ser iguales.
Al comprar: ¿qué se compra?, ¿cómo se compra?
Al vender: ¿qué se vende?, ¿cómo se cobra su valor?
2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita. Para ello, primero se debe identificar el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones, luego se procede a debitar o acreditar cada una.
EJEMPLOS
Los siguientes ejercicios de la empresa KIKA Ltda., correspondiente al MES DE MARZO DE 20XX.
Ejemplo 1: Venta al contado de un terreno por $2'500.000, dinero que se recibe en efectivo.
Explicación del ejemplo: al vender al contado se recibe dinero, significa que CAJA (1105), cuenta de Activo, aumenta; por ello, se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta TERRENOS (1504), que también es de Activo, disminuye; por lo tanto, se acredita.
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1105 CAJA 2.500.000
1504 TERRENO 2.500.000
Ejemplo 2: Compra de mercancías a crédito por $2'100.000.
Explicación del ejemplo: la cuenta MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA (1435), aumenta, debitándose. Al recibir la mercancía se debe pagar ese valor pero la mercancía es comprada a crédito y las deudas aumentan, luego PROVEEDORES NACIONALES (2205) se acredita.
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1435 MCIAS NO FAB POR EMP 2.100.000
2205 PROVEEDORES 2.100.000
Lo anterior ayuda a deducir el principio universal de la partida doble, base del sistema de la contabilidad moderna (introducido por Fray Lucas Paccioli), según el cual si se debita una cuenta por un valor se debe acreditar otra u otras por igual valor. Lo que significa que en cualquier asiento contable, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.
Ejemplo 3: se compra al contado mediante cheque, un computador para uso de la empresa por $2'800.000.
Explicación del ejemplo: las cuentas efectuadas son dos EQUIPOS DE COMPUTACION Y COMUNICACIÓN (1528), cuenta de Activo que por aumentar, se debita; y BANCOS (1110), cuenta de Activo que por disminuir, se acredita.
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1528 EQUIPO COMP Y COMUN 2.800.000
1110 BANCOS 2.800.000
EJEMPLO 4: Se consigna en el Banco “Bancomercio $500.000, dinero que tenía en caja.
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1110 BANCOS 500.000
1105 CAJA 500.000
Consignación o depósito en entidades financieras: de acuerdo con los principios de auditoría, todo el dinero que recibe la empresa debe consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de ahorros. Al efectuar pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco valor que se cancelan por caja menor.
EJEMPLO 5: Compra de mercancías al contado por $2'300.000, valor cancelado con cheque del Bancomercio.
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1435 MCIA NO FAB POR EMPRESA 2.300.000
1110 BANCOS 2.300.000
EJEMPLO 6: Vende mercancías al contado por $820,000. Con un costo de ventas del 80%
VENTA:
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
1105 CAJA 820.000
4135 COM POR MAYOR Y MENOR 820.000
COSTO:
CODIGO CUENTAS DEBE HABER
6135 COM POR MAYOR Y MENOR 656.000
1435 MCIAS NO FAB POR EMPRESA 656.000
EJEMPLO 7: Vende mercancías a crédito por $1.100,000. Con un costo de ventas del 80%
VENTA:
Código Cuentas Debe Haber
1305 DEUDORES CLIENTES 1.100.000
4135 COM POR MAYOR Y MENOR 1.100.000
COSTO:
Código Cuentas Debe Haber
6135 COM POR MAYOR Y MENOR 880.000
1435 MCIAS NO FAB POR EMPRESA 880.000
EJEMPLO 8: Compra a crédito muebles para la oficina por $2'800,000
Código Cuentas Debe Haber
1524 EQUIPOS DE OFICI 2.800.000
2380 ACREEDORES VARIOS 2.800.000
EJEMPLO 9: La empresa obtiene un préstamo de Bancolombia por $10’000.000 que consigna en cuenta corriente.
Código Cuentas Debe Haber
1110 BANCOS 10.000.000
2105 OBLIG BANCOS NALES 10.000.000
EJEMPLO 10: La empresa gira un cheque de $1'000,000 a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancías.
Código Cuentas Debe Haber
2205 PROVEEDORES 1.000.000
1110 BANCOS 1.000.000
EJEMPLO 11: La empresa gira un cheque al banco como por abono a su deuda por $280.000, de los cuales 120.000 corresponde a intereses
Código Cuentas Debe Haber
2105 OBLIG BANCOS NALES 160.000
5305 INTERESES FROS 120.000
1110 BANCOS 280.000
EJEMPLO 12: Para iniciar una empresa, un socio aporta $12’000,000 con cheque, otro socio aporta un terreno por $5’500,000.
Código Cuentas Debe Haber
1105 CAJA 12.000.000
1504 TERRENO 5.500.000
3115 APORTES SOCIALES 17.500.000
EJEMPLO 13: La empresa gira un cheque por $220,000 por concepto de arrendamiento de oficinas por un mes.
Código Cuentas Debe Haber
5120 GASTO ARRENDAMIENTO 220.000
1110 BANCOS 220.000
NOTA: REALIZA LAS CUENTAS “T” Y EL BALANCE DE PRUEBA O DE COMPROBACIÓN
COMPROBACIÓN DE SALDOS
Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicación de la partida doble; para ello se resume el desarrollo del ejercicio en una sola cuenta “T". Al final se suman los débitos y los créditos, valores que deben ser iguales.
Muchas gracias por tu blog, confieso no soy estudiante, pero si soy alguien que le gusta crecer y estudiar, y los talleres, reflexiones y ejercicios relacionados con la contabilidad me ayudan a aprender y comprender el área. Tuve varios problemas en mi empresa, en parte por no conocer la parte contable, pero ahora todo ha mejorado mucho, esto debido a mi creciente interés por el área, y a la disponibilidad de información. También confieso me a ayudado mucho un libro de excel que me pareció sencillo de usar y manejar, con el tengo digitalmente y a la mano los registro contables, movimientos, el balance general, el estado de resultado y algunos indicadores financieros que me han sido útiles para la toma de decisiones. Accedí a el cómo estudiante, les dejo el enlace en caso de querer verlo: https://www.excel-accounting-budget-analysis.com
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