APUNTE DOCENTES: DOCUMENTOS DE COMERCIO

DOCUMENTOS DE COMERCIO

Sirven de soporte contable y respaldan las transacciones; se elaboran en original y tantas copias como lo exijan las necedades de la empresa.

Toda transacción comercial genera una serie de documentos que sirven de respaldo para el registro de la información relacionada con la forma como se efectúa la operación y sus condiciones.

CLASES DE DOCUMENTOS:

1. Documentos comerciales no negociables: Sirven de información sobre cualquier transacción comercial y suministran los datos para su registro contable no tienen carácter negociable. Entre estos tenemos:

a) DOCUMENTOS INFORMATIVOS:

· COTIZACION: Es un documento que expide el vendedor a solicitud del cliente, contiene información del bien o  servicio que se ofrece y las condiciones de la negociación para la toma de decisiones acerca de la mejor poción, consta de los siguientes datos: - Nombre del cliente, Fecha, Tiempo de validez, Forma de pago, Despacho, Descripción, Observaciones, Firma de los responsables.

                              

· PEDIDO: Es el compromiso formal para una compra de un bien o servicio, contiene los siguientes datos: Numero, Nombre del cliente, Fecha del pedido, Dirección del cliente, Forma de entrega, Nombre del vendedor, Forma de pago, Descripción del Pedido, Firma de los

responsables.

· REMISIÓN: Le permite al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido, contiene los siguientes datos: Numero, Nombre y dirección del comprador, datos del transportador, Descripción de la mercancía, Observaciones, firma de los

responsables.

· TARJETA DE KARDEX: Ofrece información inmediata acerca de las existencias de un producto, con el objeto  de mantener actualizado el saldo disponible para la venta, consta de lo siguiente: Fecha, descripción, valor unitario, entradas, salidas, saldo, proveedores, ubicación, unidad, máximas y mínimos, articulo.

b) DOCUMENTOS SOPORTES: Bien sean negociables o no, sirven de respaldo al asiento contable y por consiguiente se deben anexar al comprobante de diario o comprobante de contabilidad, entre los documentos soportes más comunes tenemos:

· FACTURA COMERCIAL: Es el soporte de la compra-venta realizada, sirve para el cobro de las mercancías despachadas o servicios prestados al cliente. Consta de: datos del cliente, nombre del vendedor, fecha, lugar donde se despacho, forma de pago, Número de la cedula de ciudadanía, o Nit del comprobador, descripción, importación contable, firma de los responsables.

· RECIBO DE CAJA: Se conoce también como comprobante de ingreso, sirve como comprobante de todos los ingresos recibidos y de constancia del pago efectuado por un cliente consta de: Número, persona de quien se recibe, fecha, concepto y valor, forma de pago, imputación contable, firma y sello.

· RECIBO DE CAJA MENOR: respalda todos los pagos que por diferentes conceptos se cancelan a las personas que prestan algún servicio o venden un bien y que firman en señal de haberlo recibido. 

· COMPROBANTE DE EGRESO: Sirve de constancia de los dineros entregados por la empresa.

· COMPROBANTE DE CONSIGNACION: Es el que se elabora cuando se deposita dinero en efectivo, cheque o recibos de tarjetas de crédito en la cuenta corriente bancaria, para que este comprobante de consignación tenga validez requiere de la firma y sello del cajero del banco.

· NOTA DÉBITO: Este documento se diligencia cuando es necesario informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algún tipo de incremento por diferentes conceptos, en los bancos indica disminución del saldo de las cuenta corrientes o de ahorros, por chequeras, intereses comisiones.

· NOTA CRÉDITO: Documento que se elabora cuando se le debe informar a un cliente que su deuda disminuye por algún concepto, en el sector bancario representa un incremento en los saldos de las cuentas corrientes o de ahorro por prestación concedida u otros conceptos.

DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES

Son los que se utilizan por seguridad y comodidad para pagar o respaldar las deudas adquiridas por las personas cuando realizan negocios y sirven de soportes para el registro contable, los principales son:

· CHEQUE: Es un documento negociable, donde el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica, previa presentación, firma y entrega del cheque al mismo banco.

De acuerdo con la manera como se diligencie el cheque, este recibe diferentes nombres:

 Cheque Cruzado: Es el que se le trazan dos líneas paralelas en uno de sus ángulos superiores del cheque, indica que solo puede hacerse efectivo mediante consignación, no se pueden cobrar por ventanilla.

 Cheque Especialmente Cruzado:- Es aquel que indica en medio de las dos líneas paralelas que debe ser cobrado únicamente por el primer beneficiario, o se escribe el nombre del mismo, este cheque no puede ser endosado a otra persona para su cobro.

 Cheque De Gerencia: Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos se hace efectivo al primer beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece

total garantía al beneficiario.

 Cheque certificado: Es el que el banco certifica indicando que la cantidad girada en el cheque cuenta con los recursos en la respectiva cuenta corriente por solicitud del girador, en

estos casos el encargado de las cuentas corriente en el banco coloca un sello con la leyenda Certificado y firma para   dar crédito al sello.

 · COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO:- Llamada también dinero plástico es un medio de pago muy difundido actualmente se adquiere mediante contrato entre el cliente (tarjeta habiente) y un establecimiento bancario, en la tarjeta expedida por la entidad crediticia, el usuario puede efectuar pagos en establecimientos comerciales afiliados al sistema de crédito; se  puede diferir el pago, es un documento de mucha aceptación.

· PAGARE: Titulo valor por el cual una persona denominado suscriptor se compromete a pagar una suma de dinero en una fecha determinada a otra persona, que se llamada beneficiario, este documento es utilizado por empresas de financiamiento comercial, para captación de dinero, en  su diligenciamiento se utiliza formatos preimpresos en papel de seguridad, es de circulación privada y utilizado por las entidades de  crédito.

· LETRA DE CAMBIO: Documento negociable mediante el cual una persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero en un lugar y tiempo determinado previamente.

· LIBRANZA: Documento comercial utilizado regularmente, por cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un préstamo o crédito, mediante la libranza el deudor autoriza a su patrono la deducción de cuotas periódicas de su salario, honorarios o participaciones a que tiene derecho para la cancelación de su obligación crediticia.

TABLAS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE 2014

http://strategy-e.com/documents/TABLADERETENCI%C3%93NENLAFUENTEPARAELA%C3%91O2014.pdf

APUNTES DOCENTES INVENTARIOS

INVENTARIOS

Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico.
Se incorporan entre otras las siguientes cuentas: materias primas, productos en proceso, obras de construcción en curso, cultivos en desarrollo, productos terminados, semovientes, materiales, repuestos y accesorios, así como inventarios en tránsito.

SISTEMAS DE INVENTARIOS

PERIÓDICO O JUEGO DE INVENTARIOS	PERMANENTE O PERPETUO
· Mediante este sistema el monto de las mercancías se determina a través del conteo físico de las unidades en existencia al inicio del período y su posterior valoración. · El valor establecido de este modo, constituye el monto de la cuenta Inventarios, la cual permanece sin modificaciones durante el período contable. · Las mercancías que adquiere la compañía, se registran en una cuenta de resultados denominada Compras. · Por éste sistema, también conocido como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el cambio neto entre el inventario inicial y el final. · Este sistema de inventario sólo puede ser utilizado por aquellas empresas que, por ley, no estén obligadas a tener revisor fiscal; es decir sólo para pequeñas y medianas empresas. · Al cierre del período, deben reconocerse —a través de una provisión— las contingencias de pérdida del valor expresado de los inventarios, para que ellos queden ajustados a su valor neto de realización	· Este sistema se caracteriza por registrar en la cuenta Inventarios todo el movimiento referente a las mercancías, tanto el valor de las existencias al iniciarse el período, como las compras y el costo de las unidades entregadas en cada venta. · Por tanto, la cuenta Inventarios muestra permanentemente en su saldo, el valor de las mercancías en existencia, sin necesidad de efectuar conteo físico, ni valorarlo. · Este sistema es de uso más generalizado por ofrecer información más oportuna y permite un mejor seguimiento del costo de las ventas · Requiere llevar un juego completo de kardex para el registro de entradas, salidas y saldos de inventarios. · Aunque, bajo éste parámetro, no se necesitaría practicar inventarios físicos, normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos contenidos en las tarjetas de kardex.
Para calcular el costo de las mercancías vendidas se procede de la siguiente manera: Inventario inicial                                                  xxx +: Compras durante el periodo                             xxx =: costo de la mercancía disponible para la venta. xxx - : inventario final                                                xxx =: costo de mercancías vendidas                        xxx
CONTABILIZACIÓN DE TRANSACCIONES Las operaciones de compra y venta de mercancías en el sistema de Inventario Periódico, requieren la utilización de las siguientes cuentas: Inventarios de mercancías (código 1435 ): Su saldo débito representa el valor de las existencias al iniciarse el ejercicio contable. Compras de mercancías (código 6205 ): cuenta de resultados de saldo débito, en la cual se registra el costo de los inventarios adquiridos durante el ejercicio. Devoluciones en compras (código 6225): esta cuenta de resultados de saldo crédito, permite registrar el valor de aquellas mercancías compradas, que por alguna circunstancia se han regresado al proveedor. Ingresos por ventas (código 4135 ): En esta cuenta de resultados de saldo crédito se registran las mercancías entregadas a los clientes, valoradas al precio de enajenación. Devoluciones en ventas (código 4175): Esta cuenta de resultados de saldo débito se utiliza para registrar al precio de venta, las mercancías devueltas por los clientes. Impuesto sobre las ventas por pagar (código 2408): cuenta del Pasivo, que muestra el saldo de los valores recaudados por la empresa con destino a la DIAN, por concepto del impuesto al valor agregado (IVA,) una vez deducidos los valores que por concepto del mismo IVA se han pagado en las compras de las mercancías. Retención en la fuente por pagar (código 2365 ): cuenta del Pasivo cuyo saldo indica los va1ores retenidos por la empresa, al momento de efectuar el pago de las mercancías compradas a los beneficiarios de tales pagos susceptibles de esta deducción con destino la DIAN. Compras: D/ - Compra de Mercancía        xxx      - IVA por pagar                  xxx C/ - Efectivo o Proveedores                  xxx     - Retefuente en Compras                 xxx    - Retefuente en IVA                          xxx Ventas D/ - Efectivo o Clientes                                 xxx      - Anticipos de Impuestos Rete compras   xxx      - Anticipos de Impuestos en Rete IVA     xxx C/ - Venta de Mercancía                                       xxx     - IVA por pagar                                                xxx Devoluciones en Compras D/ - Efectivo o Proveedores        xxx     - Retefuente en Compras        xxx     - Retefuente en IVA               xxx C/ - Devoluciones en Compras                       xxx      - IVA por pagar                                        xxx Devoluciones en Ventas D/ - Devoluciones en Ventas       xxx      - IVA por pagar                     xxx C/ - Efectivo o Clientes                                             xxx      - Anticipos de Impuestos Rete compras              xxx      - Anticipos de Impuestos en Rete IVA                xxx	Las operaciones de compra y venta de mercancías en el sistema de Inventario permanente o perpetuo, requieren la utilización de las siguientes cuentas: Inventarios de mercancías (código 1435 ): Cuenta del activo, cuyo saldo muestra de manera permanente, el valor de las existencias de mercancías, por lo que en ella se registran las compras de mercancías, las devoluciones de mercancías compradas, el costo de las existencias vendidas y el costo de las unidades recibidas por ventas devueltas. Costo de ventas (código 6135 ): cuenta de resultados de saldo débito, en la cual se registra el costo de las unidades entregadas en cada venta, como el costo de las unidades recibidas de los clientes por devoluciones en ventas. Ingresos por ventas (código 4135 ): En esta cuenta de resultados de saldo crédito se registran las mercancías entregadas a los clientes, valoradas al precio de enajenación. Devoluciones en ventas (código 4175): Esta cuenta de resultados de saldo débito se utiliza para registrar al precio de venta, las mercancías devueltas por los clientes. Impuesto sobre las ventas por pagar (código 2408): cuenta del Pasivo, que muestra el saldo de los valores recaudados por la empresa con destino a la DIAN, por concepto del impuesto al valor agregado (IVA,) una vez deducidos los valores que por concepto del mismo IVA se han pagado en las compras de las mercancías. Retención en la fuente por pagar (código 2365 ): cuenta del Pasivo cuyo saldo indica los va1ores retenidos por la empresa, al momento de efectuar el pago de las mercancías compradas a los beneficiarios de tales pagos susceptibles de esta deducción con destino la DIAN. Compras: D/ - Inventario de Mercancía        xxx      - IVA por pagar                      xxx C/ - Efectivo o Proveedores                        xxx      - Retefuente en Compras                       xxx      - Retefuente en IVA                              xxx Ventas: D/ - Efectivo o Clientes                               xxx      - Anticipos de Impuestos Rete compras  xxx      - Anticipos de Impuestos en Rete IVA    xxx C/ - Venta de Mercancía                                     xxx     - IVA por pagar                                              xxx D/ - Costo de Venta                                   xxx C/ - Inventario de Mercancía                               xxx Nótese que en este sistema se incluye un asiento contable más, el del Debe Costo de Venta y el Haber del Inventario de Mercancía; este asiento es el que refleja la disminución del inventario en forma permanente. Devoluciones en Compras D/ - Efectivo o Proveedores            xxx      - Retefuente en Compras          xxx      - Retefuente en IVA                  xxx C/ - Inventario de Mercancía                        xxx      - IVA por pagar                                      xxx Devoluciones en Ventas D/ - Devoluciones en Ventas            xxx      - IVA por pagar                          xxx C/ - Efectivo o Clientes                                 xxx     - Anticipos de Impuestos Rete compras     xxx     - Anticipos de Impuestos en Rte Iva           xxx D/ - Inventario  de Mercancía              xxx C/ - Costo de Venta                                         xxx
Ventajas del sistema periódico 1. Se conoce el valor del inventario inicial, las compras, las devoluciones y rebajas debido que tiene una cuenta para cada concepto. 2. Facilita la elaboración del estado de ganancias y pérdida por el conocimiento de los conceptos que lo integran
Desventajas del sistema periódico 1. No es posible conocer el valor del inventario final sin antes tomar un inventario físico y valorarlo. 2. No se puede determinar los robos, errores, extravíos en el manejo de las mercancías pues no existe una cuenta que los controle.

EJERCICIO

A continuación se presenta una sopa de letras donde se deben encontrar términos relacionados con los inventarios.

I

X

P

M

O

K

L

P

R

O

M

R

D

I

O

J

Q

P

Y

G

O

N

A

J

U

E

G

O

U

B

Z

T

P

Y

S

V

L

U

P

O

D

J

V

E

N

T

A

S

A

P

E

N

E

H

L

R

F

T

C

Ñ

A

S

P

E

P

S

A

T

R

E

P

E

R

D

F

G

K

I

O

L

R

A

V

U

N

I

D

S

D

R

K

N

D

X

C

E

D

L

S

U

E

R

G

J

H

T

T

M

Y

P

S

A

I

Y

U

O

F

I

T

D

D

P

I

Ñ

S

Z

A

B

C

E

T

M

D

O

I

S

P

D

O

Z

N

M

X

P

H

T

G

R

E

T

C

R

A

R

B

M

I

A

S

F

O

O

R

I

L

A

J

E

I

U

K

E

E

C

V

J

L

D

K

I

P

C

Q

R

T

G

A

S

T

O

S

P

Y

P

P

L

U

E

P

S

MÉTODOS DE VALORACIÓN

Debido a que las mercancías que adquieren una empresa no siempre son al mismo precio, se hace necesario valuar los inventarios a través de ciertos métodos para conocer el costo de la mercancía vendida; cada uno tiene

incidencias sobre la utilidad y por ende sobre los impuestos.; por otro lado éstos métodos de valoración se utilizan por cualquiera de los dos sistemas de inventarios: el periódico y el permanente. Entre los métodos màs utilizados tenemos:

· Primeras En Entrar Primeras En Salir

· Ultimas En Entrar Primeras En Salir

· Promedio Ponderado

· Identificación Especifica

· Retail

Método Primeras en entrar, primeras en salir (peps)):

· Este método se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén, serán las primeras en salir, · Al finalizar el periodo contable la existencias quedan valuadas a los últimos costos de adquisición y el inventario final queda a costos actuales.

· Cuando aumentan los costos de inventario (aumento de precios, da como resultado una utilidad más alta y por tanto un impuesto sobre la renta mayor.

· Se venden primero las mercancías con más antigüedad en el inventario.

Método de Últimas en entrar, primeras en salir (UEPS):

· Este método se basa en la suposición de que las ultimas en entrar al almacén serán las primeras en salir.

· Al finalizar el ejercicio contable las existencias quedan valuadas al costo del inventario inicial y a los precios de las primeras compras.

· Presenta el costo de las mercancías vendidas a un costo más actual.

· Cuando aumentan los costos de los inventarios este método produce el costo de mercancías vendidas más alto y la utilidad más baja, minimizando el impuesto sobre la renta.

· Se venden primero las mercancías con menos antigüedad en el inventario

Método Promedio ponderado:

· Este método consiste en dividir el importe del saldo entre el número de unidades en existencia;

· El resultado obtenido se aplica a las unidades que se venden y asì, se obtiene el costo de las mercancías vendidas en dada operación;

· El inventario final también resultará valorado al costo promedio ponderado.

Método De Identificación Específica

· Este método de valuación de inventarios y determinación del costo de ventas requiere la implementación de un mecanismo que permita identificar el costo de adquisición (ajustado por inflación) de cada uno de los productos o unidades de inventario hasta el momento de su venta. 

· Permite obtener una mejor asociación entre costos e ingresos pues, al momento de la venta, se debe identificar con exactitud cuál es el producto que se está enajenando y, en consecuencia, se puede conocer su costo de adquisición más los ajustes por inflación que se hayan practicado hasta ése momento.

Desventajas:

a) es difícil y costoso de implementar, sobre todo cuando el inventario está compuesto por una gran diversidad de ítems o productos

b) se presta para manejos de conveniencia, cuando los artículos son idénticos y, por lo tanto, intercambiables entre ellos, permitiendo manipular la determinación de utilidades brutas al poderse escoger unidades particulares —con costos diferentes— bajo ciertas circunstancias de ventas.

Método Retail

· Es conocido con el nombre de inventario al detalle o al por menor,

· Por éste método es necesario mantener registros pormenorizados de las compras al costo y al precio de venta y de las ventas, al precio de venta.

Con ésta información se calcula la relación porcentual entre el costo y el precio, con el objetivo de aplicar el resultado al inventario final detallado y  obtener el costo de la mercancía vendida 

· El objetivo buscado mediante el empleo del método retail es obtener un valor del inventario final que esté muy cerca del monto que se obtendría al realizar un inventario físico, para ser valorizado por el procedimiento de costo o mercado, el más bajo.

· De a acuerdo al FASB "La suposición básica del método del inventario al detalle es que existe una distribución igual de los artículos del inventario (los que cuestan mucho y los que cuestan poco con relación al precio de venta) entre las compras, el inventario inicial y el inventario final.

· Al incluir el sistema integral de ajustes por inflación se deben tomar los inventarios iniciales y las compras (cuando aplique) debidamente actualizados y ello conducirá a que el factor que se aplica al inventario final estimado al detalle o precios de venta disminuya, afectando de ésta manera el monto del inventario final con una proporción del total de ajustes por inflación calculados.