APUNTE DOCENTES: DOCUMENTOS DE COMERCIO

DOCUMENTOS DE COMERCIO

Sirven de soporte contable y respaldan las transacciones; se elaboran en original y tantas copias como lo exijan las necedades de la empresa.

Toda transacción comercial genera una serie de documentos que sirven de respaldo para el registro de la información relacionada con la forma como se efectúa la operación y sus condiciones.

CLASES DE DOCUMENTOS:

1. Documentos comerciales no negociables: Sirven de información sobre cualquier transacción comercial y suministran los datos para su registro contable no tienen carácter negociable. Entre estos tenemos:

a) DOCUMENTOS INFORMATIVOS:

· COTIZACION: Es un documento que expide el vendedor a solicitud del cliente, contiene información del bien o  servicio que se ofrece y las condiciones de la negociación para la toma de decisiones acerca de la mejor poción, consta de los siguientes datos: - Nombre del cliente, Fecha, Tiempo de validez, Forma de pago, Despacho, Descripción, Observaciones, Firma de los responsables.

                              

· PEDIDO: Es el compromiso formal para una compra de un bien o servicio, contiene los siguientes datos: Numero, Nombre del cliente, Fecha del pedido, Dirección del cliente, Forma de entrega, Nombre del vendedor, Forma de pago, Descripción del Pedido, Firma de los

responsables.

· REMISIÓN: Le permite al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido, contiene los siguientes datos: Numero, Nombre y dirección del comprador, datos del transportador, Descripción de la mercancía, Observaciones, firma de los

responsables.

· TARJETA DE KARDEX: Ofrece información inmediata acerca de las existencias de un producto, con el objeto  de mantener actualizado el saldo disponible para la venta, consta de lo siguiente: Fecha, descripción, valor unitario, entradas, salidas, saldo, proveedores, ubicación, unidad, máximas y mínimos, articulo.

b) DOCUMENTOS SOPORTES: Bien sean negociables o no, sirven de respaldo al asiento contable y por consiguiente se deben anexar al comprobante de diario o comprobante de contabilidad, entre los documentos soportes más comunes tenemos:

· FACTURA COMERCIAL: Es el soporte de la compra-venta realizada, sirve para el cobro de las mercancías despachadas o servicios prestados al cliente. Consta de: datos del cliente, nombre del vendedor, fecha, lugar donde se despacho, forma de pago, Número de la cedula de ciudadanía, o Nit del comprobador, descripción, importación contable, firma de los responsables.

· RECIBO DE CAJA: Se conoce también como comprobante de ingreso, sirve como comprobante de todos los ingresos recibidos y de constancia del pago efectuado por un cliente consta de: Número, persona de quien se recibe, fecha, concepto y valor, forma de pago, imputación contable, firma y sello.

· RECIBO DE CAJA MENOR: respalda todos los pagos que por diferentes conceptos se cancelan a las personas que prestan algún servicio o venden un bien y que firman en señal de haberlo recibido. 

· COMPROBANTE DE EGRESO: Sirve de constancia de los dineros entregados por la empresa.

· COMPROBANTE DE CONSIGNACION: Es el que se elabora cuando se deposita dinero en efectivo, cheque o recibos de tarjetas de crédito en la cuenta corriente bancaria, para que este comprobante de consignación tenga validez requiere de la firma y sello del cajero del banco.

· NOTA DÉBITO: Este documento se diligencia cuando es necesario informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algún tipo de incremento por diferentes conceptos, en los bancos indica disminución del saldo de las cuenta corrientes o de ahorros, por chequeras, intereses comisiones.

· NOTA CRÉDITO: Documento que se elabora cuando se le debe informar a un cliente que su deuda disminuye por algún concepto, en el sector bancario representa un incremento en los saldos de las cuentas corrientes o de ahorro por prestación concedida u otros conceptos.

DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES

Son los que se utilizan por seguridad y comodidad para pagar o respaldar las deudas adquiridas por las personas cuando realizan negocios y sirven de soportes para el registro contable, los principales son:

· CHEQUE: Es un documento negociable, donde el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica, previa presentación, firma y entrega del cheque al mismo banco.

De acuerdo con la manera como se diligencie el cheque, este recibe diferentes nombres:

 Cheque Cruzado: Es el que se le trazan dos líneas paralelas en uno de sus ángulos superiores del cheque, indica que solo puede hacerse efectivo mediante consignación, no se pueden cobrar por ventanilla.

 Cheque Especialmente Cruzado:- Es aquel que indica en medio de las dos líneas paralelas que debe ser cobrado únicamente por el primer beneficiario, o se escribe el nombre del mismo, este cheque no puede ser endosado a otra persona para su cobro.

 Cheque De Gerencia: Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos se hace efectivo al primer beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece

total garantía al beneficiario.

 Cheque certificado: Es el que el banco certifica indicando que la cantidad girada en el cheque cuenta con los recursos en la respectiva cuenta corriente por solicitud del girador, en

estos casos el encargado de las cuentas corriente en el banco coloca un sello con la leyenda Certificado y firma para   dar crédito al sello.

 · COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO:- Llamada también dinero plástico es un medio de pago muy difundido actualmente se adquiere mediante contrato entre el cliente (tarjeta habiente) y un establecimiento bancario, en la tarjeta expedida por la entidad crediticia, el usuario puede efectuar pagos en establecimientos comerciales afiliados al sistema de crédito; se  puede diferir el pago, es un documento de mucha aceptación.

· PAGARE: Titulo valor por el cual una persona denominado suscriptor se compromete a pagar una suma de dinero en una fecha determinada a otra persona, que se llamada beneficiario, este documento es utilizado por empresas de financiamiento comercial, para captación de dinero, en  su diligenciamiento se utiliza formatos preimpresos en papel de seguridad, es de circulación privada y utilizado por las entidades de  crédito.

· LETRA DE CAMBIO: Documento negociable mediante el cual una persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero en un lugar y tiempo determinado previamente.

· LIBRANZA: Documento comercial utilizado regularmente, por cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un préstamo o crédito, mediante la libranza el deudor autoriza a su patrono la deducción de cuotas periódicas de su salario, honorarios o participaciones a que tiene derecho para la cancelación de su obligación crediticia.