HOJA DE TRABAJO
Ajustes contables
Tomado del libro: Contabilidad General
Por: Angel Maria Fierro Martinez
Para emitir estados financieros que presenten racionalmente
la situación económica de la empresa se aplica el siguiente proceso de
elaboración de hoja de trabajo, donde se verifica la información de cada una de
las cuentas que intervienen en el balance de prueba.
Cada cuenta mayor y de resultados se examina a la luz de
los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, como si se
fuera a elaborar los planos de construcción de un edificio, así mismo se
construye los planos del balance general y del estado de resultados para darle
certeza y coherencia a la información contable, porque los errores u omisiones
que aparezcan se corrigen mediante ajustes contable que plantean nuevos
registros en contabilidad.
Tanto
la apertura de constitución de la sociedad comercial como el desarrollo de las
operaciones comerciales contenidas en el proceso contable se tuvo en cuenta el
ciclo contable, ahora también, en el proceso de elaboración de la hoja de
trabajo se preparan los soportes de contabilidad denominados notas de
contabilidad tanto para los ajustes contable como para el cierre de ejercicio,
los cuales, vuelven y cumplen el mismo recorrido de codificación, registro en
libros de contabilidad tanto auxiliares como principales, hasta lograr la
emisión de los estados financieros.
1. AJUSTES Y CORRECCIONES
Los
ajustes de contabilidad tienen que ver con los errores u omisiones cometidos
voluntaria o involuntariamente en los registros de contabilidad.
Son múltiples las
razones como se vera en cada cuenta, por las cuales se cometen errores u
omisiones, la principal causa es la falta de soporte y su conocimiento
oportuno, para ello se hacen algunos análisis de verificación con proveedores,
clientes y trabajos especiales sobre todo tipo de propiedad, tales como calculo
de las depreciaciones, estudio de cartera, y circularización a clientes, etc.
El objetivo primordial
de los ajustes de contabilidad es darle razonabilidad a los estados
financieros, porque si se emiten faltándoles el reconocimiento de algún ingreso
o subestimado el costos o gastos, no reflejarán la situación real de la empresa
y los directivos y administrativos tendrán una falsa imagen del estado actual
financiero y las decisiones que tomen no van hacer las más acertadas.
7. Los ajustes a las operaciones, consisten en tomar cada
cuenta y analizarla desde el punto de vista contable, legal y tributario para
validar la información con los principios contables y dejarla por su valor
real.
2. HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo consiste en tomar el balance de prueba (o de comprobación de saldos) de
los libros Auxiliares de contabilidad, o del libro Mayor y Balances, para
someterlo al riguroso análisis de verificación y comprobación de la
información, con el fin de detectar errores, omisiones o sobre estimaciones en
cada cuenta. Se fundamente en las
siguientes normas:
Verificación de las afirmaciones: antes de
emitir estados financieros, la administración
del ente económico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las
afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos (...). (Artículo
57 Decreto 2649/93).
Ajustes: antes de emitir estados financieros
deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de
asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido
reconocidos, corregir asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el
efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional. (Artículo 58, Decreto 2649/93).
Antecedentes y consecuentes: para lograrlo se preparan los antecedentes que son todo
el proceso de apertura, constitución, inversiones y operaciones para llegar al
balance general de saldos y el consecuente análisis particular de cada cuenta
de donde se tenga como resultado registros de ajustes y correcciones los que se
llevan en notas de contabilidad que se van exponiendo en la medida que avanza
el análisis, como por ejemplo:
Arqueo de caja: los revisores
fiscales o auditores internos deben
controlar la caja en forma permanente para evitar fraudes con los dineros de la
empresa y los faltantes llevarlos a la cuenta de gastos y los sobrantes como
ingreso no operacional; cuando son valores de consideración debe llevarse a
cuentas especiales y proceder a denunciar a los responsables ante las
autoridades competentes. Los documentos soportes donde se registran estos
ajustes son las notas de contabilidad de las siguientes situaciones:
· Faltantes en caja
general llevado a responsabilidades o gastos operativos cuando no son
representativos.
· Cheques devueltos
por fondos insuficientes los cuales se reclasifican.
· Sobrantes son
llevados a obligaciones por pagar cuando son situaciones que deben aclararse o
también se llevan como mayor valor de caja general cuando tienen otros
conceptos.
Para
el presente caso, se elaboró el arqueo de caja por parte del responsable de los
valores efectivos y se detectó faltante en caja de $50.000 que se contabilizo:
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Código
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Cuentas
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Débitos
|
Créditos
|
|
136530
|
Responsabilidades
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50.000
|
|
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110505
|
Caja general
|
|
50.000
|
|
Registra el faltante
en caja general, de acuerdo al arqueo de caja
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Conciliación bancaria:
consiste en comparar el extracto
bancario con el libro auxiliar de bancos para observar las diferencias y
proceder con los ajustes contables correspondientes en notas de contabilidad.
Hecha la conciliación
bancaria deben resultar algunas de las siguientes diferencias entre el extracto
bancario y el auxiliar de bancos:
· NC por concepto de intereses financieros liquidados por
la institución bancaria por cuentas corrientes, títulos valores o cuentas de
ahorro.
· NC por préstamos concedidos, cartas de crédito,
sobregiros por la entidad bancaria no registrados en contabilidad.
· NC por consignaciones nacionales al cobro, o en tránsito,
no registradas.
· Consignaciones en
tránsito no registradas por el banco y conocidas por medio de Fax.
· ND por concepto de intereses, gastos bancarios,
chequeras, comisiones, los cuales se llevan al respectivo gasto operativo con
crédito al banco.
· ND por asistencia técnica, estudio de crédito, papelería.
Las notas que envía el
banco si son de naturaleza crédito, la empresa la analiza y elabora su
correspondiente nota débito, así mismo las notas débito del banco ejerce efecto
contrario en la empresa las cuales sirven de soporte para elaborar las notas de
contabilidad crédito.
En
la Conciliación
Bancaria se detectó la falta de contabilidad de la chequera
por $120.000.
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Código
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
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530505
|
Gastos bancarios
|
120.000
|
|
|
111005
|
Moneda nacional
|
|
120.000
|
|
Registra el valor de
la chequera
|
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Aparece
también una diferencia de $615.000 por concepto de intereses sobre el saldo que
la empresa ha mantenido en el Banco.
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Código
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
|
111005
|
Moneda nacional
|
615.000
|
|
|
421005
|
Intereses
|
|
615.000
|
|
Registra el valor de
los intereses sobre saldo en cuenta bancaria
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|||
Cartera: el análisis a las
cuentas por cobrar se hace clasificándola de
acuerdo a su fecha de vencimiento, así: en cartera no vencida (0-90 días) el
0%, sobre la cartera vencida entre 91
a 180 días el 5%, a cartera vencida entre 181 a 360 días el 10% y a la
cartera vencida de más de 360 días el 15%.
Además la cartera
vencida mayor de un año se reclasifica como incobrable y se le da poder al cobrador
si es de menor cuantía $500.000, caso contrario el poder es para el profesional
del derecho para que realice el respectivo cobro judicial. En el presente caso
no se encontró cartera vencida.
Los errores y omisiones
mas frecuentes, son:
· Cartera de empleados en clientes.
· Cuentas de socios en clientes.
· Falta de provisiones.
· Cartera totalmente vencida.
Inventario físico: el inventario
físico consiste en primer lugar verificar
las existencias físicas de todos los bienes de propiedad de la empresa, mediante
el siguiente procedimiento: se cuentan las unidades de las mercancías por su
género y especie para montar el inventario final en el sistema de inventario
periódico o para comprobar la información del sistema de inventario permanente.
Si se encuentran diferencias son objeto de ajustes contables:
· Faltantes de
mercancía, debido a sustracción por manos fraudulentas.
· Faltantes de
mercancía por deterioro o evaporación.
· Sobrantes de
mercancía por docenas de 13 o promociones especiales que ofrecen las casas
proveedoras.
· Sobrantes por
mercancías aun no registradas en contabilidad.
· Devolución de
mercancías por los clientes.
· Devoluciones en
ventas.
· Fletes de
mercancías en gastos.
Costo de ventas: si el sistema de
inventarios que se utilizó es el
permanente, no requiere hacer ajuste al costo de ventas debido a su permanente
control, pero si se aplica el sistema periódico el resultado del inventario
físico será el inventario final, las compras se castigarán al igual que el
inventario inicial y la diferencia constituye el costo de ventas el cual
absorbe cualquier diferencia por evaporación, deterioro o malos manejos.
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Código
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
|
6135
|
Costo de ventas
|
36.000.000
|
|
|
1435
|
Inventario de
mercancías. (I. Físico)
|
24.000.000
|
|
|
1435
|
Inventario de mercancías.
(I. Inicial)
|
|
0
|
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6205
|
Compras
|
|
60.000.000
|
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Registra el costo de
ventas por el sistema de inventario periódico
|
|||
Gastos pagados por anticipado:
son sujetos de ajuste cuando se ha
recibido el servicio, como en los siguientes casos:
· Factura de servicios
no registrados por la empresa.
· Amortización de arrendamientos, intereses, seguros
pagados por anticipado, los cuales ya cumplieron con su objetivo y se recibió
el servicio por parte de la empresa proveedora.
· Clasificación de algunos gastos llevados improcedentemente
a gastos del período los cuales se utilizarán en ejercicios siguientes.
· Cargos diferidos contabilizados en períodos anteriores no
se ha causado el valor correspondiente al recibirse el servicio.
Por el mes de diciembre
se contabiliza la amortización de gastos de arrendamiento, notariales y de
registro mercantil.
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Código
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
|
522010
|
Construcciones y
edificaciones
|
500.000
|
|
|
524005
|
Notariales
|
10.000
|
|
|
526595
|
Registro mercantil
|
60.000
|
|
|
526595
|
Cargos diferidos
|
38.333
|
|
|
170525
|
Arrendamientos
|
|
500.000
|
|
171004
|
Organización y
preoperativos
|
|
70.000
|
|
171012
|
Estudios y
proyectos
|
|
38.333
|
|
Registra la causación
de gastos y cargos diferidos de puesta en marcha
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|||
Propiedad planta y equipo:
es objeto de análisis para aplicar
inicialmente los ajustes integrales y luego causar la depreciación debido al
uso o deterioro o desgaste por la producción de renta que genera.
Algunos errores u
omisiones:
· Falta depreciar activos.
· Falta ajustes por inflación.
Depreciación: es un gasto
equivalente al desgaste, deterioro u obsolescencia que sufre un bien por el uso
en la producción de la renta. Existen vario métodos de depreciación el mas
común es el de la línea recta que consiste en dividir el bien ajustado por el
número de días o años de vida útil, una vez descontada la cuota de salvamento.
Los
resultados se llevan en notas de contabilidad:
· Ajustes integrales por inflación cada
mes.
· Cuota de depreciación del ejercicio
una vez conocido el ajuste por inflación.
· Ajustes integrales por inflación a la depreciación
acumulada para que sea proporcional al costo del activo ajustado.
Para lograrlo es mejor
construir el cuadro de depreciación del equipo de oficina que va a depreciar
excluyendo previamente la cuota de salvamento que consiste en un valor de rescate
de los bienes puestos al servicio de la actividad, que se calcula por personal
técnico, para el presente caso fue de $200.000.
Como la contabilidad que
se realiza es la del mes de diciembre, se toma la base de depreciación y se
divide por el tiempo de vida útil que para muebles y enseres es de 120 meses, o
sea, 10 años.
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Base de depreciación:
$4.800.000
Ajuste integral por
inflación mensual.
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Mes
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Concepto
|
Costo historico
|
Adiciones y Mejoras
|
Saldo
Ajustado
|
Cuota de
Deprecio
|
Depreciación
Acumulada
|
|
|
Dic
|
Saldo
|
|
|
4.800.000
|
40.000
|
40.000
|
4.760.000
|
|
En
|
|
|
|
4.800.000
|
40.000
|
80.000
|
4.720.000
|
|
Feb
|
|
|
|
4.800.000
|
40.000
|
120.000
|
4.680.000
|
|
Mar
|
|
|
|
4.800.000
|
40.000
|
160.000
|
4.640.000
|
|
Abr
|
|
|
|
4.800.000
|
40.000
|
200.000
|
4.600.000
|
|
May
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Para este primer mes de
actividad operativa solamente se contabilizará la cuota de depreciación sin los
ajustes integrales.
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Código
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
|
526015
|
Equipo de oficina
|
40.000
|
|
|
159215
|
Equipo de oficina
|
|
40.000
|
|
Registra la cuota de
depreciación, en la nota de contabilidad
|
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Avalúos técnicos: por lo menos
cada tres años la propiedad, planta y
equipo deben ser objeto de avalúos técnicos con el fin de actualizar el costo
de los bienes, con el fin de crear la
provisión sobre la propiedad, planta y equipo siempre que exista una
contingencia o riesgo del bien, o también para montar las valorizaciones del
activo contra la cuenta de superávit en el patrimonio, como en los siguientes
casos:
· Mayor valor del
activo en el avalúo técnico sobre su valor en libros se conoce como
valorización de activos, contra la cuenta de superávit por valorización.
· Menor valor del
activo en el avalúo técnico sobre su valor en libros se conoce como
desvalorización, que se disminuirá hasta la concurrencia de la valorización
anterior y se contabiliza Superávit por
valorización contra Valorización.
Si la pérdida de su valor persiste la diferencia se lleva a Gastos de provisión contra Provisión.
· Mayor valor del
activo en el mercado, o de realización sobre su valor en libros se conoce como
valorización de activos, y se lleva contra la cuenta de superávit por
valorización.
· Menor valor del
activo en el mercado, o valor de realización sobre su valor en libros se conoce
también como desvalorización de activos, y disminuye hasta su concurrencia la
valorización anterior, contra la cuenta de superávit por valorización. Si la
pérdida de su valor persiste frente al valor de mercado o de realización, se
lleva a gastos mediante la provisión.
Obligaciones financieras:
las obligaciones financieras pueden haber
sufrido alguna modificación por refinanciamiento o capitalización de intereses
no pagados, los cuales deben servir para actualizar el pasivo.
Obligaciones fiscales:
las empresas deben participar anualmente al
Estado Colombiano un 33% a partir del año 2008, de los beneficios netos para
que éste preste los servicios de estructura vial, comunicación y defensa de los
bienes y derechos de todas las personas que viven en el país.
Las obligaciones
fiscales que ameritan notas de contabilidad, son:
· Contribución
especial.
· Retenciones en la
fuente practicadas por otros contribuyentes en la venta de bienes.
· Registro de la
provisión de impuesto según el plan de desarrollo de la empresa, donde se
determinan las participaciones del Estado y de los socios de la empresa.
· Consolidación de
la provisión de impuestos mediante el conocimiento exhaustivo de los impuestos
de renta y complementarios con base en la liquidación privada.
· Compensación de
los impuestos de renta y complementarios con las retenciones en la fuente que
le practicaron durante el año a la empresa, siempre que posea el certificado de
retención.
· Compensación de
los impuestos de renta con saldo a favor del Impuesto al valor agregado (IVA).
Obligaciones laborales:
con base en la nómina, la empresa calcula
las prestaciones sociales a las cuales tiene derecho el trabajador de acuerdo a
las normas laborales del país, que se llevan inicialmente a la cuenta de
provisiones para pagarlas durante el ejercicio contable, pero si estas
persisten porque se pagarán en períodos indeterminados, entonces se consolidan
en las cuentas de Obligaciones laborales
del grupo 25 en notas de contabilidad: Cesantías,
Intereses a las cesantías, Primas de servicio y Vacaciones.
Patrimonio: los cambios en el
patrimonio se presentan por las decisiones que
toma la asamblea general o junta de socios con respecto a: los aumentos del
capital social, distribución de excedentes en calidad de dividendos,
participaciones o creación de reservas legal, reserva ocasional y reservas
contingentes.
Cuando la sociedad tiene
pérdidas debe enjugar las pérdidas con las utilidades de los ejercicios
siguientes, para no dar mala imagen ante las instituciones crediticias.
Errores u omisiones:
· Capitalización de dividendos.
· Falta contabilizar las decisiones de la última asamblea.
Ingresos: los ingresos pueden
resultar sobre estimados o subestimados,
en el primer caso se da por ingresos causados los cuales no se ha prestado el
servicio y los subestimados porque aquellos ingresos diferidos no se han
causado por que ya se prestó el servicio o se entregó el bien objeto del
ingreso anticipado.
Costo de ventas: el costo de
ventas puede estar subestimado porque
algunas facturas no se han costeado y por consiguiente en el inventario físico
también faltan productos.
Gastos generales: los gastos por
servicios públicos sino se conocen,
se contabiliza un valor estimado para no desfasar los estados financieros, que
para este caso son los siguientes por el mes de diciembre.
Nota de contabilidad
servicios públicos, fletes y acarreos, honorarios profesionales y comisiones,
intereses de obligaciones financieras. En el momento del pago del valor exacto
del gasto el excedente sobre lo causado se lleva a los gastos del respectivo
mes.
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Código
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
|
523525
|
Acueducto y
alcantarillado
|
35.000
|
|
|
523530
|
Energía Eléctrica
|
40.000
|
|
|
523535
|
Servicio telefónico
|
80.000
|
|
|
233550
|
Servicios
públicos
|
|
155.000
|
|
Registra gasto por
concepto de servicios públicos, en NC
|
|||
Existen otros gastos los
que se contabilizan para que no desfiguren el resultado del ejercicio tales
como: fletes, transportes, acarreos,
comisiones, etc. Los gastos por correo son de $15.000, los de transporte,
fletes y acarreos por valor de $60.000, cuando estos gastos tengan la base
sujeta a retención en la fuente debe aplicarse.
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Código
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
|
523540
|
Correo, portes y
telegramas
|
15.000
|
|
|
523550
|
Transporte, fletes y
acarreos
|
60.000
|
|
|
233545
|
Transporte,
fletes y acarreos
|
|
60.000
|
|
233550
|
Servicios públicos
|
|
15.000
|
|
Registra otros gastos
de servicios públicos, en NC
|
|||
Provisión de impuesto de renta y complementarios:
se contabiliza periódicamente sin
necesidad de hacer cierres de contabilidad mensuales. Se lleva al gasto por
concepto de impuesto planeado del ejercicio, y se ajusta en el siguiente
ejercicio de acuerdo a la elaboración de la declaración de renta por parte del
asesor, que siempre se llevará a cabo después del mes de marzo para las
personas jurídicas del año siguiente al fiscal.
Es necesario que la
provisión se contabilice mensualmente para llevar permanente el gasto de
impuestos de renta al ejercicio, como por ejemplo: se estima el impuesto de
$510.000, que la empresa proyecta pagar sobre sus actividades, el valor
estimado tiene cierto grado de certeza hasta tanto se verifique con la
liquidación exhaustiva del impuesto de renta y complementario a cargo del
contribuyente.
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Código
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
|
540505
|
Impuesto de renta y
complementarios
|
510.000
|
|
|
261505
|
De Renta y
complementarios
|
|
510.000
|
|
Registra provisión del
impuesto de renta periódico, NC
|
|||
Los impuestos de
industria y comercio se liquidan a partir del total de ventas de $46.800.000 a
la tarifa del 0.04% para un total de $187.200.
|
Código
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
|
521505
|
De industria y
comercio
|
187.200
|
|
|
241205
|
Vigencia fiscal
corriente
|
|
187.200
|
|
Registra provisión del
impuesto de Industria y comercio
|
|||
